حتماً برایتان پیش آمده که برای مثلاً سه روز، تعطیلات پشت سرهم داشته اید یعنی روز چهارشنبه، پنجشنبه و جمعه. یا مثال ملموس تر، در این دوران کرونا که تعداد روزهای تعطیلی سر به فلک کشیده اند. لابد قبل از تعطیلات یک سری پروژه‌ها و برنامه های عقب‌افتاده داشته اید که با خودتان فکر کرده اید در این چند روز می‌توانم این کارها را انجام دهم. روز موعود فرا میرسد، تعطیلات شروع میشود، اولین روز را به تماشای فیلم سپری کرده و انجام کار را به فردا موکول می کنید.
دومین روز را هم به سرگرمی‌های دیگر مانند گپ زدن با دوستان و ….. سپری می کنید و آخرین روز تعطیلات را نیز مسائل دیگری مانند خواب، تماشای فیلم و مهمانی پر می کند. پس چه شد؟ شما هدف را تعیین کرده بودید، برنامه‌ریزی را هم انجام داده بودید، اما چرا بازهم نتوانستید از وقتتان بهترین استفاده را ببرید؟
شاید بعد دچار عذاب وجدان شده و دوباره برنامه‌ریزی کرده اید که مثلاً صبح‌ها زودتر بیدار شوید و یا کارهایی که وقت زیادی را می‌گیرند کنار بگذارید تا بتوانید وقت آزاد بیشتری داشته باشید و کمی به کارهای عقب‌افتاده‌تان سروسامان بدهید اما … اما باز هم روزها به همین منوال سپری شدند، روزها و هفته‌های بعد هم به همین منوال … و کارهای بیشتری نیز به کارهای قبلی اضافه شد به‌طوری‌که برخی از کارها و مشتریان خوب را از دست داده اید و نیز برخی از کارها و قراردادهای بزرگی که قرار بود انجام بدهید را هم از دست دادید.
چرا چنین وضعیتی در زندگیتان پیش‌آمد؟
وقتی بیشتر روی این موضوع فکر کنید متوجه می شوید که شما هدف را تعیین کرده‌اید، برنامه‌ریزی را هم انجام داده‌اید اما چرا باز هم برای انجام کارهایتان وقت کم دارید و مثلاً کاری که قرار بوده ۳ ماه پیش انجام بدهید را انجام نداده اید و یا چیزی که قرار بوده ۳ ماه پیش یاد بگیرید را هنوز یاد نگرفته‌اید؟
پاسخی که می یابید یک‌چیز است: شما مدیریت زمان نداشته اید
شما نتوانستید وقتتان را مدیریت کنید نتوانسته اید ارزش زمانی که در حال از دست دادن بودید را درک کنید، در حقیقت نتوانسته اید معنی مدیریت زمان را به‌خوبی درک کنید.
برای مثال با خود گفته اید من برنامه‌ریزی کرده‌ام از فردا صبح‌ها به‌جای ساعت ۹، ساعت ۷ از خواب بیدار شوم در این صورت روزانه ۲ ساعت وقت بیشتری خواهم داشت اما با خود فکر نکرده اید که برای زود بیدار شدن باید کارهایی دیگری را هم انجام بدهید.
مثلاً شب‌ها زودتر بخوابید، صبح‌ها سریع از رخت خواب بیرون بروید و غیره.
مشکل این بوده که برنامه‌ریزی شما برای مدیریت وقت، خیلی سطحی و فقط در حد تئوری بوده اما برای عملی کردن برنامه‌تان راه‌های صحیح را پیدا نکرده بودید.
چقدر از این تعطیلات و یا روزهای عادی شما به کارهای بیهوده سپری‌شده است؟ درصورتی‌که اگر در این روزها کارهای مفیدی انجام داده بودید شاید در حال حاضر وضعیت بسیار متفاوتی داشتید.
شاید اگر قدری فکر کنید برایتان کاملاً روشن شود که بهترین روزهای عمرتان را که می‌توانستید به کارهای بزرگ اختصاص دهید را به بطالت گذرانده اید. اگر به‌وقت های خود بیشتر اهمیت داده بودید و زمانتان را به‌خوبی مدیریت کرده بودید اکنون به خیلی از اهدافی که در سر داشتید رسیده بودید ولی در حال حاضر به هیچ‌کدام از آن‌ها نرسیده و دلیلش را هم فقط یک‌چیز می دانید که آن هم نداشتن مدیریت زمان صحیح و کارآمد است.
راه‌حل چیست؟
راه‌حل، یافتن شیوه‌های صحیح برنامه‌ریزی برای مدیریت زمان است. برای مثال هر شخصی ممکن است برای بیدار شدن زود هنگام، یک روش مخصوص به خود را داشته باشد. کاری که ما باید انجام دهیم این است که تلاش کرده و این روش‌های مخصوص به خودمان را پیدا کنیم.
اهمیت مدیریت زمان:
چقدر از روزهای خود را به بطالت گذرانده‌اید؟ چه تعداد کارهایی در ذهنتان بوده است که فکر می‌کنید اگر آن‌ها را انجام می‌دادید اکنون وضع بهتری داشتید؟ چه چیزهایی بوده که دوست می‌داشتید یاد بگیرید یا انجام دهید اما هرگز وقت نکرده‌اید آن‌ها را انجام بدهید، درحالی‌که هرروز وقت زیادی را به بیهودگی تلف می‌کنید؟
آیا تاکنون پیش‌آمده که دوست داشتید برای یک سرگرمی یا تفریح، کمی وقت می‌گذاشتید اما میسر نشده است چون کمبود وقت داشته‌اید؟
اگر پاسخ مثبت است باید درزمینه مدیریت زمانتان کمی تغییرات ایجاد کنید و یا اگر برای زمانتان برنامه‌ریزی و هدف نیز تعیین کرده‌اید ولی باز هم دچار کمبود وقت هستید بهتر است در برنامه خود نیز یک تغییراتی ایجاد کنید و دوباره آن را بررسی کنید.
مدیریت زمان موضوعی است که خود شما باید راه و روش مناسب و مخصوص به خود را پیدا کنید. هیچ‌کس از روحیات و خلقیات شما خبر ندارد. بنابراین هیچ‌کسی نمی‌تواند به شما یک برنامه خوب و یا راه و روش مدیریت زمان را بدهد. هیچ‌کسی نمی‌تواند به‌جز خودتان برای شما برنامه‌ریزی کند که روزانه وقتتان را به چه طریقی مدیریت کنید و چه‌کارهایی را انجام دهید، چه‌کارهایی را انجام ندهید.
اما یک سری راهنمایی‌ها و مسائلی وجود دارد که ثابت‌شده است اگر آن‌ها را اعمال کنید بهتر به نتیجه می‌رسید و یا حداقل ممکن است کمی برای برنامه‌ریزی و تصمیم شما برای مدیریت زمان مفید واقع شود و کمکتان کند.
عوامل بازدارنده:
بعضی چیزها هستند که اگر در برنامه روزانه ما قرار داشته باشند یک مانع جدی برای اجرای برنامه‌ریزی ما محسوب می‌شوند. فرض کنید شما تماشای فیلم را دوست دارید و برای یک بعد ظهر برنامه‌ای را تنظیم کرده‌اید که از ساعت ۱۳ الی ۱۵ را به استراحت و تماشای فیلم و از ۱۵ الی ۱۹ را به یادگیری یک ساز اختصاص دهید اما ناگهان در ساعت ۱۵ می‌بینید که تلویزیون شروع به پخش یکی از فیلم‌های موردعلاقه‌تان کرده است که حدوداً ۲ ساعت هم مدت پخش آن طول می‌کشد.
در این وضعیت اگر شما به تماشای فیلم بنشینید می‌توان گفت فیلم یکی از عوامل بازدارنده در برنامه‌ریزی برای مدیریت زمان شما خواهد بود، این مورد فقط یک مثال است.
ممکن است با خود بگویید این ۲ ساعت که چیزی نیست اما یادتان باشد همین نادیده گرفتن هدف و برنامه‌تان و بی‌اهمیت جلوه دادن آن و در عوض وقت گذاشتن به یک عامل بازدارنده به‌مرور شما را از هدف اصلی‌تان دور می‌کند و پس از مدتی می‌بینید که دیگر قادر به مدیریت زمانتان نیستید و اکثر وقتتان را برای عوامل بازدارنده اختصاص داده‌اید.
این عوامل ممکن است یک دوست، یک بازی، یک سرگرمی و یا چیزهای دیگر باشد.
باید این‌چنین عوامل بازدارنده را مشخص کنید و با شناسایی آن‌ها به‌مرور سعی کنید خود را متقاعد کنید که اهداف شما خیلی مهمتر از این عوامل بازدارنده هستند.
پس اولین کاری که باید انجام دهید این است که عوامل بازدارنده خود را مشخص کرده و آن‌ها را به‌صورت یک لیست یادداشت کنید. سپس بعد از چند هفته لیست را چک کنید تا ببینید چه تعداد از آن‌ها را توانسته‌اید کنترل کرده و یا کلاً کنار بگذارید.
تعیین هدف:
مهم‌ترین دلیل برای ایجاد انگیزه در شما، هدف است که اگر هدفی انتخاب نکرده باشید باید بگوییم برنامه‌ریزی برای مدیرت زمان نیز بی‌فایده خواهد بود. هدف حتماً نباید یک موضوع مهم و یا کسب یک موفقیت بزرگ باشد، همین‌که در ذهن خود بیندیشید که دوست دارید فلان زبان یا دانش را یاد بگیرید می‌تواند یک هدف باشد البته انگیزه نیز بی‌تأثیر نخواهد بود و نقش مهمی ایفا خواهد کرد.
تعیین اولویت‌ها:
وقتی تعداد اهداف و کارها زیاد باشد کاری که باید انجام دهید اینست که از بین آن‌ها مهم‌ترین‌ها را انتخاب کرده و برای مهم‌ترین‌ها وقت بگذارید.
برنامه‌ریزی کنید:
یک کاغذ برداشته، کارها را فهرست وار نوشته و برنامه ریزی کنید . مطمئن باشید که یادداشت کردن، نتیجه فوق‌العاده‌ای خواهد داشت.
سخن پایانی:
یک مدیر با درایت و آگاه به‌خوبی می‌داند که زمان یک سرمایه غیرقابل بازگشت است. مدیران موفق برای زمان خود ارزش بسیار زیادی قائل می‌شوند و هیچ‌چیز برایشان بیشتر از وقتشان ارزش نخواهد داشت و مسلم است که از تک‌تک لحظه‌ها بهترین استفاده را خواهند برد.
مدیری که بتواند ارزش وقت خود را دریافته و زمان خود را به‌خوبی مدیریت کند بهتر می‌تواند کنترل زمان افراد زیرمجموعه و کارمندان خود را هم در دست داشته باشد که بالطبع چنین چیزی موجب افزایش بهره‌وری یک مجموعه خواهد شد.
برگرفته: شیراز سان
