ارتباط مؤثر اکنون تبدیل به یکی از ارکان اساسی محیط کار شده است. به نظر می‌رسد که محیط کار در مقایسه با قبل، تغییرات زیادی کرده است. صرف‌نظر از این واقعیت که بیشتر کسب‌وکارها به‌سوی آنلاین شدن حرکت می‌کنند، فرهنگ محیط کار نیز به مفهوم جدیدی تبدیل شده که مثلاً ۲۰ سال پیش قابل‌درک نبود. بروز چنین تغییراتی به این معناست که حالا یک محیط کاری منسجم، بیشتر از هر زمان دیگری به ارتباط مؤثر نیاز دارد و بدون وجود این مؤلفه‌ی حیاتی، هر کسب‌وکاری در مسیر رشد و توسعه با مشکلات و موانع زیادی روبرو خواهد شد. حالا سؤال اینجاست که با وجود تغییرات زیادی که به وقوع پیوسته، صاحبان کسب‌وکار چطور می‌توانند از کیفیت ارتباط مؤثر در محیط کاری شرکت یا سازمانشان اطمینان حاصل کنند؟در این مطلب از سایت سخن امید به اهمیت ارتباط موثر در محیط کار می پردازیم.
یک راه، استخدام کارکنانی است که در زمینه ارتباطات، مزیت و توانمندی خاصی دارند. هرچند که مهارت ارتباطی، همواره یک مهارت مطلوب و مهم بوده اما اهمیت و ارزش آن در عصر حاضر بسیار بیشتر از قبل است. حالا محیط‌های کاری به لطف پیشرفت فناوری، دستخوش تحولات عظیمی شده‌اند که این امر، بر ضرورت وجود ارتباط مؤثر بین کارکنان افزوده است.
محیط کار چگونه تغییر کرده است؟
یکی از بزرگ‌ترین تغییرات محیط کار این است که حالا ارتباطات، بیشتر از هر زمان دیگری بر فناوری مبتنی هستند. فناوری از طریق ابزارها و امکانات مختلف مثل اپلیکیشن‌های پیام‌رسان، داشبوردها و … برقراری ارتباط بین کارکنان را در هر زمان و هر مکان، امکان‌پذیر یا تسهیل می‌کند. این بدان معناست که حالا افراد باید ضمن انطباق خود با روندهای متغیر در حوزه فناوری، از روش‌های جدیدی برای برقراری ارتباط استفاده کنند.
نکته مهم دیگر این است که حالا بسیاری از افراد می‌توانند به کمک فناوری در منزلشان کار کنند. جالب است بدانید در حال حاضر حدود ۴۲ میلیون کارمند بدون نیاز به میز یا دفتر کار به انجام فعالیت‌های شغلی‌شان می‌پردازند. یکی از نتایج این تغییر شکل کاری این است که بدون وضع و تعیین ساعت کاری مشخص، افراد می‌توانند آسوده و فارغ از محدودیت‌های زمانی، با اثربخشی بیشتری کار کنند.
دوران روزهای کاری سنتی ۵ تا ۹ ساعته تدریجاً به سر آمده و حالا افراد حتی حین غذا خوردن و سر میز شام به ایمیل‌های کاری‌شان پاسخ می‌دهند یا با فرد دیگری از یک کشور دیگر از طریق اسکایپ ویا شبکه های مجازی دیگری که امکان تماس دارند گفتگو می‌کنند. جالب اینکه کسب‌وکارهایی وجود دارند که اساساً ساختمان و دفتر فیزیکی ندارند و کاملاً به‌صورت دورکاری، اداره شده و به فعالیت می‌پردازند. درحالی‌که تا مدتی قبل، امکان برگزاری جلسات، صرفاً در اتاق‌های هیئت رئیسه یا سالن‌های کنفرانس فیزیکی مقدور بود، حالا افراد به‌سادگی و با استفاده از طیف گسترده‌ای از انواع ابزارهای ویدئوکنفرانسی می‌توانند جلسات کاری را به شکل دیجیتال، برگزار کنند.
چرا مهارت ارتباطی برای کارفرمایان مهم است؟
ارتباطات و مهارت ارتباطی، بخش جدایی‌ناپذیر یک محیط کاری مطلوب است که کارفرمایان، اهمیت و ارزش ویژه‌ای برای آن قائل‌اند، زیرا اگر شما بتوانید به‌عنوان یک کارمند با همکارانتان ارتباط مؤثر برقرار کنید، بهره‌وری و اثربخشی آن‌ها را نیز افزایش داده و درعین‌حال کارایی خودتان نیز افزایش می‌یابد. اما اگر فاقد توانمندی لازم در برقراری ارتباط مؤثر با همکارانتان باشید، هنگام انجام کارهای گروهی و پروژه‌های اجرایی با مشکل مواجه می‌شوید. نکته کلیدی اینجاست که کار تیمی، مؤلفه‌ای ضروری برای نیل به موفقیت است و ارتباط مؤثر را می‌توان “قلب” همه کارهای تیمی دانست.
ضمناً منظور از اهمیت و ارزش مهارت ارتباطی، فقط ارتباط کلامی نیست. کارفرمایان در عصری که بسیاری از تجهیزات ارتباطی آن مبتنی بر پیام‌های متنی هستند، برای مهارت در ارتباط نوشتاری نیز اهمیت ویژه‌ای قائل‌اند. دیجیتال شدن محیط کاری به معنای افزایش ارسال پیام‌های متنی، ایمیل‌ها و به‌طورکلی استفاده از برنامه‌های پیام‌رسان است. بنابر پژوهش صورت گرفته از سوی انجمن ملی کالج‌ها و کارفرمایان آمریکا، ۷۳٫۴% کارفرمایان، نیرویی را ترجیح می‌دهند که از مهارت بالایی در ارتباط نوشتاری برخوردار باشد.
اهمیت ارتباطات سازمانی
ارتباطات سازمانی مؤثر برای حصول اطمینان درباره نیل به هدف یا اهداف اصلی سازمان، یک مؤلفه‌ی ضروری است. بدون ارتباط مؤثر، یک کسب‌وکار ممکن است به دلیل عدم بازدهی محیط کاری‌اش، ضعیف و آسیب‌پذیر شود. یکی دیگر از مشکلات عدم وجود ارتباط مؤثر در محیط کار آن است که در چنین محیطی کارکنان نمی‌توانند عملکردی در سطح بهینه داشته باشند.
ارتباطات ضعیف همچنین می‌تواند برای سازمان هزینه‌زا باشد که این به‌نوبه خود، به سازمان ضربه می‌زند. نتایج یک پژوهش که روی یکی از شرکت‌های بزرگ آمریکایی انجام شده بود، نشان داد که عدم وجود ارتباط مؤثر بین کارکنان در محیط کار می‌تواند سالانه ضرری ۶۲٫۴ میلیون دلاری به شرکت وارد کند! در اینجا به مهم‌ترین دلایل اهمیت ارتباط در محیط کار اشاره کرده و در هر مورد، توضیحاتی ارائه می‌نماییم.
همکاری
ضرورت و نیاز به همکاری شاید دلیل اصلی اهمیت ارتباط در محیط کار باشد. در هر کسب‌وکار موفقی، احتمالاً شکلی از همکاری مؤثر در محیط کار وجود دارد. این همکاری می‌تواند در هر بخش یا حوزه‌ای بوده و به‌صورت دور یا نزدیک شکل گیرد. واقعیت این است که معمولاً یک گروه در مقایسه با یک فرد می‌تواند به دستاوردهای بیشتری برسد و به همین دلیل است که توانایی ارتباط و همکاری اهمیت خاصی در سازمان دارد.
تغییرات
کسب‌وکارها دائماً دستخوش تغییرات می‌شوند و برای اینکه بتوانند رشد کنند، لازم است که کارکنان بتوانند خود را با این تغییرات وفق دهند. بااین‌حال، اگر جریان ارتباطات سازمانی، از کیفیت خوبی برخوردار نباشد، به‌سختی می‌توان به افراد در انطباق‌پذیری با تغییرات جدید کمک کرد. وقتی فرایند کسب‌وکار جدیدی را معرفی می‌کنید یا زمانی که قرار است شیوه‌ی کاری جدیدی، جایگزین شیوه‌های قدیمی‌تر شود، باید بتوانید ضمن از بین بردن حس “عدم اطمینان” در کارکنان، دیدگاه‌هایتان را به‌وضوح و به شیوه‌ای بیان کنید که برای آن‌ها قابل‌فهم باشد. در چنین وضعیتی اگر نتوانید با کارکنانتان ارتباط مؤثر برقرار کنید، با مقاومت زیادی مواجه خواهید شد و چه‌بسا فرایند تغییر کاملاً شکست بخورد.
کار از راه دور (دورکاری)
امروز حتی افرادی که به‌طور فیزیکی در محیط کار حاضر نیستند هم می‌توانند به‌اندازه‌ی افراد حاضر در محل کار، نقشی اساسی و مهم در انجام کارها ایفا کنند اما این امر تنها زمانی محقق می‌شود که ارتباطات لازم به‌خوبی برقرار شوند. یکی از مهم‌ترین مؤلفه‌های بهبود فرایند ارتباط در دورکاری، داشتن گوشی هوشمند و نیز اینترنت سریع و مطمئن است. ضمن اینکه دسترسی به ابزارهایی که ارسال واضح و به‌موقع پیام‌ها را مقدور کنند نیز از دیگر الزامات مهم در دورکاری محسوب می‌شود. در اینجا هدف اصلی حصول اطمینان از این امر است که کارکنان در منزلشان از هر آنچه رخ می‌دهد، باخبر بوده و می‌توانند حتی بدون حضور فیزیکی، نقش مهمی در تیم یا گروه کاری ایفا نمایند.
اهمیت ارتباطات و برقراری ارتباط مؤثر صرفاً محدود به محیط کار نیست بلکه همه جنبه‌های زندگی را دربرمی گیرد. اگر در عصر فناوری، بتوانید به‌عنوان یک رئیس یا مرئوس، این توانمندی را در خودتان تقویت کنید، احتمالاً در هر زمینه‌ای که وارد شوید، چیزی جز موفقیت، انتظارتان را نمی‌کشد!
در پایان از توجه شما همراهان گرامی و همچنین مطالعه این مقاله از سایت سخن امید سپاسگزارم . به شما پیشنهاد می کنم مقاله افکار منفی رو نابودکن به قلم استاد امید خیریه را مطالعه کنید.
