تفویض اختیار به رهبران این امکان را می دهد که مسئولیت ها را با افرادی تطبیق دهند که برای مدیریت آنها به خوبی مجهز هستند. درک مراحل تفویض اختیار ممکن است به شما در بهبود ارتباطات در دفتر و افزایش بهره وری تیم کمک کند.
در این مقاله از سایت سخن امید ، مراحل فرآیند تفویض اختیار را بررسی می‌کنیم و بهترین روش‌ها را برای چگونگی تکمیل موفقیت‌آمیز هر مرحله ارائه می‌کنیم.
تفویض اختیار چیست؟
تفویض اختیار عملی است که در آن وظایف یک نفر به دیگری محول می شود. مدیران، سرپرستان و سایر رهبران معمولا وظایفی را برای افزایش کارایی، مدیریت زمان و ارائه آموزش به کارکنان محول می کنند. واگذاری مؤثر می تواند:
زمان بیشتری را برای انجام وظایف تخصصی در نظر بگیرید
با کاهش ساعات اضافه کاری لازم، تعادل کار و زندگی را بهبود بخشید
روابط مدیر و کارمند خود را توسعه دهید
سرعت بخشیدن به گردش کار یک شرکت
افزایش اعتماد به نفس و عملکرد کارکنان
کارکنان را برای پیشرفت شغلی آماده کنید
مهارت های رهبری خود را برجسته کنید
شهرت مسئولیت پذیری حرفه ای را برای خود و تیم خود ایجاد کنید
استانداردهای ارتباطی سالم را برای تیم خود ارتقا دهید
مراحل فرآیند تفویض اختیار
برای تفویض موفقیت آمیز، این هفت مرحله را دنبال کنید:
۱. برای تفویض اختیار آماده شوید
وظیفه ای را که می خواهید محول کنید، با تعریف واضح اهداف و انتظارات آن ارزیابی کنید. برای مشخص کردن اهداف خود از خود سوالات زیر را بپرسید:
- چه چیزی را برای انجام دادن نیاز دارم؟
- کارمند من به چه مهارت ها و پیشینه ای نیاز دارد تا آن را به خوبی انجام دهد؟
- چه منابعی را می توانم برای تکمیل آنچه که آنها قبلاً می دانند فراهم کنم؟
- از چه ابزارهایی می توانند برای به حداکثر رساندن کارایی استفاده کنند؟
- انتظار دارم محصول نهایی چگونه باشد؟
- یک شغل موفق برای افرادی که در برابر آنها پاسخگو هستم چگونه به نظر می رسد؟
- آیا این یک کار است یا می توانم آن را به چند کار تقسیم کنم؟
با پاسخ دادن به سؤالات بالا، می‌توانید یک توضیح کامل از اهداف خود ایجاد کنید، یک چک لیست عملی از نحوه تکمیل آنها ارائه دهید و از تیم خود در جهت موفقیت حمایت کنید.
۲. تعیین تکلیف
با استفاده از تجزیه و تحلیل هدف خود به عنوان راهنمای انتظارات خود، بهترین فرد یا تیم را برای کار تعیین کنید. معیارهای زیر ممکن است به شما در تصمیم گیری کمک کند:
مهارت‌ها: به فردی با مهارت‌های مناسب برای کار محول کنید، زیرا به احتمال زیاد می‌توانند مستقل کار کنند، که می‌تواند اعتماد به نفس او را افزایش دهد و در وقت شما صرفه‌جویی کند.
علاقه: به مشتاق ترین فرد یا تیم تفویض کنید، زیرا افراد اغلب زمانی که روی کار سرمایه گذاری می کنند کارآمدتر کار می کنند.
زمان: بر اساس در دسترس بودن تفویض اختیار کنید، زیرا کارمندانی که زمان کافی برای تکمیل کار دارند، به احتمال زیاد به ضرب‌الاجل‌های تعیین شده می‌رسند و ممکن است در آینده تمایل بیشتری به پذیرش تفویض اختیار داشته باشند.
۳. درک را تأیید کنید
اهداف و انتظارات کار را به طور واضح به کارمند یا تیمی که مسئولیت پروژه را بر عهده دارد، در میان بگذارید. برای تأیید اینکه آنها آماده شروع کار هستند، دستورالعمل ها را به شیوه ای عملی تکرار کنید.
در اینجا یک مثال از تأیید درک در عمل آورده شده است:
ماری مدیر یک کتابخانه عمومی است. او باید تا پایان روز جمعه فهرست بزرگی از کتاب‌های جدید را فهرست کند . او این کار را به دو کارمند در دسترس که تجربه فهرست نویسی دارند و از مرتب سازی بر اساس موجودی جدید لذت می برند، محول می کند.
ماری مهلت پروژه را به آنها اطلاع می دهد، سپس مودبانه ضرب الاجل را تکرار می کند و از آنها می خواهد که آن را در تقویم خود بنویسند. او تخمینی برای چند ساعت پروژه ارائه می دهد و پیشنهاد می کند حداقل دو ساعت در روز روی آن کار کنید. برای تأیید زمان و ضرب الاجل، او می پرسد که قرار است روز بعد چه ساعتی روی پروژه کار کنند.
۴. از موفقیت با اهداف SMART حمایت کنید
اهداف مشخص و قابل اجرا تعیین کنید تا به شما کمک کند پیشرفت کارمند خود را پیگیری کنید. هم برای پروژه های بزرگ و هم برای پروژه های کوچکی که به آنها واگذار می کنید، این یک مسیر روشن به سوی موفقیت را فراهم می کند. در اینجا اهداف SMART در طول فرآیند تفویض اختیار به نظر می رسد:
خاص: انتظارات موفقیت را دقیقاً تعریف کنید، مانند یک ارائه ۳۰ اسلایدی در مورد عملکرد مالی ماهانه شرکت شما که برای معاون رئیس شرکت در نظر گرفته شده است.
قابل اندازه گیری: پیشرفت کارمند خود را کمی کنید. در نظر بگیرید که نقاط ورود، مانند تکمیل ده اسلاید را در نظر بگیرید تا به آنها کمک کنید زمان خود را به طور مؤثرتری مدیریت کنند و در طول فرآیند احساس موفقیت کنند.
قابل دستیابی: اطمینان حاصل کنید که کارمند شما اطلاعات، بودجه، نرم افزار و زمان لازم برای تکمیل کار را در مهلت مقرر در اختیار دارد. منابعی که ممکن است به آنها نیاز داشته باشند را پیش بینی کنید و به آنها یادآوری کنید که برای پاسخ دادن به سؤالات در دسترس هستید.
مبتنی بر زمان: کار را در یک بازه زمانی مشخص با یک مهلت مشخص تنظیم کنید. این می تواند به کارمند شما کمک کند تا زمانی را برای تکمیل وظایف محول شده و مدیریت کارآمدتر زمان خود برنامه ریزی کند.
۵. ایجاد تعهد
برای تأیید تعهد آنها به کار، یک جلسه بعدی با کارمند یا تیم خود برنامه ریزی کنید. این می‌تواند فرصتی عالی برای نشان دادن اهمیت پروژه، کمک به پیشرفت مهارت‌هایشان و چیزهای هیجان‌انگیز در مورد کار آینده باشد.
در اینجا چند سوال ساده وجود دارد که می توانید برای تضمین تعهد کارمند خود بپرسید:
- چه زمانی می توانید نیمه کاره پروژه را تمام کنید؟ بیایید یک چک این را برنامه ریزی کنیم.
- با این پروژه منتظر چه چیزی هستید؟
- آیا فکر می کنید می توانید تا مهلت مقرر به این نتایج برسید؟
- فکر می کنید این پروژه چقدر می تواند برای شما مفید باشد؟
- این سوالات می تواند علاقه یک کارمند را به پروژه افزایش دهد و بر رشد حرفه ای تاکید کند.
۶. اطمینان از مسئولیت پذیری
مسئولیت رهبری را با ارائه پشتیبانی کافی حفظ کنید و اطمینان حاصل کنید که تیم شما ابزارهای مورد نیاز برای موفقیت را در اختیار دارد. در اینجا نحوه افزایش مسئولیت پذیری برای کارهای تفویض شده آورده شده است:
بر سر ضرب الاجل های روشن توافق کنید
فضایی را ایجاد کنید که در آن افراد راحت سؤال بپرسند
معیارهایی را برای بهبود مدیریت زمان و نظارت بر پیشرفت تعیین کنید
در مورد عواقب ارائه کار ناقص صادق باشید
۷. ایجاد انگیزه برای موفقیت
به کسانی که خوب عمل می کنند پاداش دهید. با تاکید بر توسعه و نشان دادن افراد در آموزش نحوه بهبود، می توانید به تقویت اعتماد حرفه ای در تیم خود کمک کنید، بهره وری را بهبود بخشید و به کارکنان نشان دهید که از آنها قدردانی می کنند.
در اینجا نحوه تشویق تیم خود به سمت موفقیت مداوم با وظایف محول شده آمده است:
به طور منظم بازخورد ارائه دهید که نشان دهد کارمندان چه کارهایی را به خوبی انجام داده اند و چگونه می توانند بهبود یابند
نتایج آنها را با آخرین کار واگذار شده مقایسه کنید تا رشد را برجسته کنید
با ارائه جزئیات خاص در مورد کارهایی که کارکنان به خوبی انجام دادند، تحویل موفقیت آمیز را جشن بگیرید
تفویض معکوس چیست؟
زمانی که کارمندان از مدیری می خواهند که وظیفه ای را که محول کرده است پس بگیرد، گاهی اوقات به آن تفویض معکوس می گویند. این مفید است که با یک طرز فکر رشد به تفویض اختیار معکوس نزدیک شوید و با آن به عنوان فرصتی برای آموزش پروژه محور برخورد کنید. در اینجا نحوه تنظیم مجدد یک کار واگذار شده برای جلوگیری از واگذاری معکوس آمده است:
Refresh: تعریف پروژه را دوباره بیان کنید و درک را با استفاده از زبان ساده تأیید کنید.
تخصیص مجدد: به کارمند یک یا دو شریک با مهارت هایی که الزامات پروژه را برآورده می کند، ارائه دهید. با افزودن پشتیبانی، تیم می‌تواند پروژه را با توجه به پارامترها به پایان برساند، در حالی که اولین کارمند تجربه لازم برای انجام یک کار مشابه در آینده را به دست می‌آورد.
تجدید نظر: در صورت امکان، کمی بیشتر به کارمند فرصت دهید تا وظایف محول شده را انجام دهد و نکات بهره وری را برای پروژه های آینده به آنها ارائه دهید.
پاداش: وقتی پروژه را به پایان رساندند، علناً کارمندان را به خاطر تلاش بیشترشان تحسین کنید و نحوه رشد آنها را برجسته کنید.
در پایان از توجه شما همراهان گرامی و همچنین مطالعه این مقاله از سایت سخن امید سپاسگزارم . به شما پیشنهاد می کنم مقاله هوش هیجانی به قلم استاد امید خیریه را مطالعه کنید.
